Zarządzanie dokumentami w korporacji to kwestia przetrwania. Od narzucenia systemu i kontroli warto by zabierać się za kwestię obiegu danych w administracji całego przedsiębiorstwa. Co więcej, w celu uporządkowania, nie tylko faktur papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej zapewnić przedsiębiorstwu program do zarządzania dokumentami, np. Systemy Workflow.
Po pierwsze powinniśmy ustanowić jasny i zrozumiały dla pracowników model zarządzania danymi. Do wyboru jest kilka sprawdzonych rozwiązań, wykorzystywanych od lat z powodzeniem. Jest również możliwość aby, w przypadku chociażby nietypowego przydziału powinności pracowniczych, skorzystać z niestandardowych rozwiązań. Istotnym jest, aby zasady obiegu dokumentów i elektroniczny obieg dokumentów były dla wszystkich zrozumiałe, tak, aby wszystko odbywało się sprawnie i jak najefektywniej.
Rozpoczynamy od wyboru systemu kancelaryjnego, czyli systemu dziennikowego, bezdziennikowego lub mieszanego. Każdy z nich zapewnia inne korzyści w codziennym obiegu dokumentów. Pierwszy odpowiedni jest dla firm, gdyż katalogowane są kolejne pisma. Zapisuje się je w specjalnym dzienniku, lub kilku. Faktury mogą być podzielone chociażby na dokumentacje zewnętrzną i wewnętrzną, co zapewnia niezależny i płynny obieg dokumentów. System bezdziennikowy wybierany jest najczęściej w urzędach i stowarzyszeniach. System elektronicznego obiegu dokumentów (można korzystać z np. ms sharepoint, wykorzystuje segregację i oznaczenia ze względu na rodzaj sprawy, przy wielu różnych podaniach. Ważna jest ich szczegółowa segregacja - tak, aby bezproblemowo można było do nich dotrzeć w krótkim czasie. Ostatnim z programów zarządzania dokumentami jest system mieszany, który pozwala na najróżniejsze adaptacje, oczywiście w granicach dopuszczalnych przez prawo.
Rozpoczynamy od wyboru systemu kancelaryjnego, czyli systemu dziennikowego, bezdziennikowego lub mieszanego. Każdy z nich zapewnia inne korzyści w codziennym obiegu dokumentów. Pierwszy odpowiedni jest dla firm, gdyż katalogowane są kolejne pisma. Zapisuje się je w specjalnym dzienniku, lub kilku. Faktury mogą być podzielone chociażby na dokumentacje zewnętrzną i wewnętrzną, co zapewnia niezależny i płynny obieg dokumentów. System bezdziennikowy wybierany jest najczęściej w urzędach i stowarzyszeniach. System elektronicznego obiegu dokumentów (można korzystać z np. ms sharepoint, wykorzystuje segregację i oznaczenia ze względu na rodzaj sprawy, przy wielu różnych podaniach. Ważna jest ich szczegółowa segregacja - tak, aby bezproblemowo można było do nich dotrzeć w krótkim czasie. Ostatnim z programów zarządzania dokumentami jest system mieszany, który pozwala na najróżniejsze adaptacje, oczywiście w granicach dopuszczalnych przez prawo.
