Jak uporządkować dokumenty w przedsiębiorstwie

Obecnie wchodzi na rynek coraz więcej aplikacji i systemów upraszczających pracę zarówno w dużych jak również mniejszych firmach. W każdym biurze przydatny jest program do zarządzania czasem, wystawiania faktur, być może jakiś program pozwalający na rozpoznanie poczty przychodzącej tak elektronicznej jak również papierowej, na przykład po zeskanowaniu. Wszystko to zależne jest od tego w jakiej branży funkcjonuje przedsiębiorstwo. Jeżeli obracamy ogromną ilością dokumentacji wszelkiego rodzaju, w dodatku potrzebujemy, by wszystko było nie tylko fizycznie w segregatorach lecz też w odpowiednich katalogach w komputerze zdecydowanie musimy zapewnić pracownikom jakiś program ułatwiający takie czynności.

Musimy wybrać system, który po pierwsze może funkcjonować na wielu miejscach pracy. Zwykle nie mamy w firmie jednego pracownika odpowiedzialnego za wprowadzanie do komputera całej dokumentacji tylko zwyczajnie każdy pracownik czy dział robi to samodzielnie. Sprawdzajmy jakie możliwości daje interesujący nas program. To ważne, by nie okazało się, że powinniśmy skanować na przykład pięćset dokumentów dziennie, a program nie chce działać.

Druga kwestia to indeksowanie i właściwe dzielenie i oznaczanie skanowanych dokumentów. Dobry program do tego zaprojektowany ma naturalnie te możliwości wbudowane. Przykładowo aplikacje marki Kofax mają możliwość rozpoznawania kodów paskowych, zdefiniowanych formularzy, stron oddzielających zbiory dokumentów. To niezwykle przydatne rozwiązanie. Nie trzeba się zastanawiać czy aby na pewno dokumenty trafią do odpowiedniego folderu, czy możemy skanować parę formularzy jednocześnie. Jest to możliwe właśnie dzięki tego rodzaju narzędziom.

Jeśli po przeczytaniu tego tekstu myślisz, że warto jest bardziej poznać ten temat, to jeszcze zerknij tu.





Co niezwykle ważne – tego rodzaju programy mają możliwość poprawy jakości skanowanych dokumentów. Często mamy możliwość oglądać skany, które zwyczajnie są nieczytelne. Za ciemne, rozmazane tło, zlewające się w jedną plamę litery – unikniemy tego rodzaju wypadków dzięki odpowiednim aplikacjom.

Ułatwianie czasochłonnych zadań w przedsiębiorstwie przynosi rezultaty natychmiast. Pracownicy są bardziej efektywni, ponieważ odpada im konieczność wykonywania tego typu czasochłonnych zadań. firma dzięki temu staje się bardziej konkurencyjna i przynosi większy zysk. Warto zatem inwestować w systemy upraszczające obrót dokumentacji.