Jeśli chcemy zorganizować konferencję lub szkolenie, czeka nas wiele przygotowań, działań powinniśmy rozpocząć wiele tygodni wcześniej, w zależności od wagi wydarzenia. Podstawą przygotowań jest ustalenie liczby osób, które mają wziąć udział w konferencji lub szkoleniu. Kolejne istotne zagadnienia, na które musimy sobie odpowiedzieć, udzielić odpowiedzi to: Jaka liczba uczestników
szkolenia lub konferencji nas satysfakcjonuje, aby organizacja konferencji lub szkolenia okazała się sukcesem? Czy program konferencji będzie rozbudowany na 2 lub 3 dni, czy tylko na kilka godzin? Jaki mamy budżet? W odpowiedzi na te kwestie bardzo pomocny okaże się plan konferencji lub szkolenia, jak najszczegółowiej rozpisany na godziny.