Jak zapewnić obieg dokumentów w firmie?

Obieg dokumentów w naszej korporacji to kwestia priorytetowa. Od ustalenia systemu i kontroli powinniśmy zabierać się za ustalanie norm obowiązujących w administracji całego przedsiębiorstwa. Co więcej, w celu koordynacji, nie tylko danych papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej zakupić firmie program do zarządzania dokumentami, np. MS Sharepoint.

Należałoby zacząć od tego, że powinniśmy przedyskutować jasny i intuicyjny dla pracowników model zarządzania dokumentami. Do wyboru jest kilka standardowych rozwiązań, sprawdzonych od lat w praktyce. Możemy także, w przypadku chociażby nietypowego przydziału prac, skorzystać z własnych rozwiązań. Pamiętajmy o tym, aby zasady obiegu dokumentów i elektroniczny obieg dokumentów były dla wszystkich łatwe do zastosowania, tak, aby wszystko odbywało się sprawnie i jak najefektywniej. Najlepiej zacząć od wyboru systemu kancelaryjnego, czyli systemu dziennikowego, bezdziennikowego lub mieszanego.

Interesująca wiadomość? Jeśli tak sądzisz, poza tym wejdź na ten odsyłacz - znajdziesz znacznie więcej w ofercie, która odnosi się rozpatrywanej tu tematyki.

Każdy z nich daje inne korzyści w codziennym obiegu dokumentów. Pierwszy z nich odpowiedni jest dla podmiotów gospodarczych, gdyż katalogowane są kolejne pisma. Dzieje się to w specjalnym dzienniku, lub kilku. Faktury mogą być podzielone chociażby na dokumentacje zewnętrzną i wewnętrzną, co zapewnia bezproblemowy i nieustanny obieg dokumentów. Następny z w/w systemów preferowany jest zwykle w instytucjach pożytku publicznego i stowarzyszeniach. System elektronicznego obiegu dokumentów (można korzystać z np. MS Sharepointa) wykorzystuje segregację i oznaczenia (zobacz znaki bhp w ofercie BHPonline) ze względu na rodzaj sprawy, przy wielu różnych petycjach. Ważna jest ich ścisła segregacja - tak, aby łatwo można było do nich dotrzeć w krótkim czasie. Ostatnim z programów zarządzania dokumentami jest system mieszany, który daje możliwość najróżniejsze możliwości, oczywiście w granicach dopuszczalnych prawem.