Jednym spośród najważniejszych problemów przy prowadzeniu dużego lub średniego przedsiębiorstwa jest obieg dokumentów i informacji. Zwykły, papierowy sposób jest powolny i zawodny, ze względu między innymi na fakt, że jakiś ważny dokument na przykład może się gdzieś zapodziać, z czego później wynikają poważne komplikacje. Potrzeba usprawnienia komunikacji między pracownikami firm i tym samym zapobiegania takim sytuacjom, dała początek tworzeniu oprogramowania szerzej znanego pod pojęciem workflow.
Pozostałe artykuły
Warto ubiegać się o pracę w dziedzinie technologii informacyjnej?
IT to angielski skrót od zwrotu „technologia informacyjna”. Branża ta jest ogromnie rozległa i dotyczy wszystkich aspektów mających związek z urządzeniami komputerowymi, stronami internetowymi oraz oprogramowaniem. Aktualnie jeśli firma nie ma strony internetowej, uznaje się ją za mało ważną na rynku. Informatyzacja urzędów i instytucji państwowych, zarządzanie oprogramowaniem spółek, czy serwisowanie urządzeń komputerowych daje duża ilość miejsc na rynku pracy. Atrakcyjne płace są jedną z przyczyn, dla których studia informatyczne są jednymi z najchętniej preferowanych studiów na kierunkach ścisłych. Eksperci rynku zatrudnienia są zdania, że zapotrzebowanie na profesjonalistów w dziedzinie IT będzie ciągle wzrastało.
Workflow (ang. Work flow czuli przepływ pracy) jest to, według koalicji WFMC (ang. WorkFlow Menagement Coalition):
"automatyzacja procesów biznesowych, w całości lub w części, podczas której dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane od jednego uczestnika do następnego, według odpowiednich procedur zarządczych".
Mówiąc ogólnie pojęcie to jest stosowane w stosunku do oprogramowania, w szczególności tego, które służy wspieraniu pracy w grupach. Oprogramowanie takie pozwala na określenie jakie role w procesie przetwarzania dokumentów pełnią osoby uczestniczące w wykonywaniu wyznaczonej czynności oraz jakie są stany pośrednie dokumentów. Dla przykładu można omówić realizację obiegu szkolenia w firmie. Osoby dające zlecenie na wykonanie pracy związanej z organizacją szkolenia generują dane wejściowe (miejsce i tematykę szkolenia oraz nazwiska pracowników, którzy są zobowiązani, aby wziąć w nim udział), powstaje dokument zgłoszenia szkolenia. Dane są następnie odbierane przez osobę realizującą zlecenie (proponowany jest np. termin wyjazdu, rodzaj środka transportu, firma szkoleniowa i tym podobne), ze zgłoszenia powstaje dokument szkolenia. Informacje te trafiają znów do decydentów, którzy akceptują informacje o realizacji zadania (na przykład zezwalają na nocleg w Hotelu Gołębiewski w Karpaczu), dokument (efematic.pl/) delegacji zostaje zatwierdzony do wykonania. Pracownicy wykonują zlecenie, potwierdzają odbycie szkolenia, dokument szkolenia staje się zrealizowany, a następnie następuje akceptacja zwrotów kosztów wyjazdu. Widoczne jest, że każdy z etapów przetwarzania takiej informacji charakteryzuje się określonym zbiorem pracowników wykonujących określone zadania na dokumentach oraz zdefiniowanym zestawem możliwych stanów dokumentu. Są to typowe cechy procesu workflow. Systemy obiegu dokumentów dające możliwość wykonywania takich działań to między innymi: eSoda (program darmowy), BOS, eDokumenty (licencja to koszt 850 PLN za każde stanowisko) lub M-Files. Umożliwiają one między innymi zarządzanie dokumentami, obieg faktur, wszelkiego rodzaju zleceń jak i również informacji handlowych, obsługują faks oraz skaner, klasyfikują dokumenty oraz umożliwiają ich szybkie odszukanie.
Mówiąc ogólnie pojęcie to jest stosowane w stosunku do oprogramowania, w szczególności tego, które służy wspieraniu pracy w grupach. Oprogramowanie takie pozwala na określenie jakie role w procesie przetwarzania dokumentów pełnią osoby uczestniczące w wykonywaniu wyznaczonej czynności oraz jakie są stany pośrednie dokumentów. Dla przykładu można omówić realizację obiegu szkolenia w firmie. Osoby dające zlecenie na wykonanie pracy związanej z organizacją szkolenia generują dane wejściowe (miejsce i tematykę szkolenia oraz nazwiska pracowników, którzy są zobowiązani, aby wziąć w nim udział), powstaje dokument zgłoszenia szkolenia. Dane są następnie odbierane przez osobę realizującą zlecenie (proponowany jest np. termin wyjazdu, rodzaj środka transportu, firma szkoleniowa i tym podobne), ze zgłoszenia powstaje dokument szkolenia. Informacje te trafiają znów do decydentów, którzy akceptują informacje o realizacji zadania (na przykład zezwalają na nocleg w Hotelu Gołębiewski w Karpaczu), dokument (efematic.pl/) delegacji zostaje zatwierdzony do wykonania. Pracownicy wykonują zlecenie, potwierdzają odbycie szkolenia, dokument szkolenia staje się zrealizowany, a następnie następuje akceptacja zwrotów kosztów wyjazdu. Widoczne jest, że każdy z etapów przetwarzania takiej informacji charakteryzuje się określonym zbiorem pracowników wykonujących określone zadania na dokumentach oraz zdefiniowanym zestawem możliwych stanów dokumentu. Są to typowe cechy procesu workflow. Systemy obiegu dokumentów dające możliwość wykonywania takich działań to między innymi: eSoda (program darmowy), BOS, eDokumenty (licencja to koszt 850 PLN za każde stanowisko) lub M-Files. Umożliwiają one między innymi zarządzanie dokumentami, obieg faktur, wszelkiego rodzaju zleceń jak i również informacji handlowych, obsługują faks oraz skaner, klasyfikują dokumenty oraz umożliwiają ich szybkie odszukanie.
